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Muss eine neue Kasse her, damit sie weiter klingeln darf?

Dezember 2016
von Tanja Werner

Hamburg/Lüneburg. In den vergangenen Monaten sind immer häufiger Fragen zum Thema Kassenwechsel aufgetreten. Ist es erforderlich, ab dem nächsten Jahr eine neue elektronische Kasse einzusetzen? Kann die bereits vorhandene Kasse umgerüstet werden, um gesetzliche Bestimmungen einzuhalten? Ein Gastbeitrag von Sonja Rogge, Steuerberaterin der Steuerkanzlei Wilke und Ostermann, Lüneburg, geht der Frage nach.   

Der Titel ist etwas sperrig: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD). Die 2014 veröffentlichten Bestimmungen haben aber direkte Auswirkungen auf die Kassenführung und somit auf alle Unternehmen, die in sogenannten bargeldintensiven Branchen tätig sind. Dazu zählen insbesondere auch Hotel- und Gaststättenbetreiber.
Zählen Sie zu dieser Branche und haben Sie alles für eine Kassenumstellung (z.B. Update Ihres Kassensystems) bzw. eine Neuanschaffung erledigt, können Sie sich auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren. Für diejenigen, die nach der Saison das Thema für sich erneut anpacken wollen, ist es wichtig, das vorhandene System zu prüfen. In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums wurde festgelegt, welche Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften erfüllt sein müssen.
  
 
Somit muss Ihre Kasse Folgendes nachweisen können:
  
  • „Z-Bons“ (täglicher Kassenabschlussbeleg) Ausgabe zur Wiedergabe der Tagessumme
  • Stornobuchungen
  • Retouren
  • Entnahmen
  • Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten)
  • Darstellung der Einzelpositionen
  • Alle weiteren Tagesabschlussauswertungen
 
Zusätzlich sind folgende Daten zu speichern bzw. jederzeit abrufbar in der Kasse bereitzuhalten:
  
  • Bedienungsanleitung
  • Programmieranleitung
  • Aufzeichnungen von Programmabrufen nach jeder Änderung
  • Einrichtungsprotokolle über Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeicher
  • Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung
 
Bei modernen Kassen gibt es die Möglichkeit, einen permanenten Speicher zu installieren, dessen Daten nicht verändert werden können und nur vom Finanzamt auslesbar sind. Planen Sie einen Austausch, achten Sie auf die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften bei der Kasse.
 
  
Wir raten Ihnen zu folgenden Schritten:
 
  • Setzen Sie sich mit Ihrem Kassenlieferanten oder Hersteller in Verbindung und klären Sie ab, ob Ihre EDV- und Kassensysteme die gesetzlichen Vorgaben erfüllen
  • Lassen Sie für Ihre Kasse ein Update durchführen
  • Erwerben Sie ggf. ein neues ordnungsmäßiges Kassensystem, das zu Ihrer Branche passt und den Workflow vereinfacht (z.B. Schnittstelle zum Steuerberater)
  • Lassen Sie sich die Ordnungsmäßigkeit Ihres Kassensystems schriftlich bestätigen und archivieren Sie dieses Dokument.
  
 
Fragen beantwortet gern:
Steuerkanzlei Wilke und Ostermann
Sonja Rogge, Steuerberaterin
Telefon: 04131/86 31-0
steuern@wilke-ostermann.de

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